Prochainement, le Luxembourg Business Register (« LBR ») va procéder à deux changements majeurs au niveau de ses procédures, à savoir :

• l’inscription du numéro d’identification national luxembourgeois pour toute personne physique déjà inscrite ou à inscrire auprès du Registre de Commerce et des Sociétés de Luxembourg (R.C.S.),
• et la cohérence des adresses au Registre National des localités et des rues de Luxembourg.

En effet, toute personne physique déjà inscrite ou à inscrire auprès du R.C.S. (associé, actionnaire, gérant, administrateur, personne chargée du contrôle des comptes…) se verra dans l’obligation de communiquer son numéro d’identification national luxembourgeois, conformément à l’article 12bis de la loi modifiée du 19 décembre 2002 sur le Registre de Commerce et des Sociétés, ainsi que la comptabilité et les comptes annuels des entreprises.

1. Inscription du numéro d’identification national luxembourgeois (matricule) pour toute personne physique inscrite et/ou à inscrire auprès du R.C.S.

• pour les personnes possédant un numéro d’identification national luxembourgeois
• Ce numéro sera à inscrire dans le formulaire de dépôt au R.C.S. qui complètera l’ensemble des informations déjà existantes.
• pour les personnes ne possédant pas de numéro d’identification national luxembourgeois
• Le R.C.S. en attribuera un d’office à toutes les personnes physiques n’ayant pas encore ce numéro. Pour ce faire, il conviendra de lui communiquer préalablement les informations et documents suivants ou de les faire parvenir à une personne mandatée chargée de faire ses démarches au nom et pour le compte du demandeur :
  • la nationalité et le genre avec une copie de la carte nationale d’identité (CNI) ou passeport valide,
  • l’adresse du domicile privé, à justifier avec l’une des pièces suivantes :
    • une attestation de résidence délivrée par les communes,
    • une déclaration sur l’honneur émanant de la personne concernée, tamponnée ou contresignée par une autorité compétente en matière de confirmation des adresses (notaire, ambassade, police),
    • ou si aucune de ces pièces ne peut être produite : une facture d’électricité, d’eau, de gaz, de téléphone ou accès internet.

À noter également que l’ensemble de ces documents doit être fourni en français, anglais, allemand ou luxembourgeois. En effet, l’anglais, même si ce n’est pas une langue officielle, sera également accepté sans traduction.
Pour tous les documents émis dans une toute autre langue, une traduction simple, non assermentée sera obligatoire.

Ainsi, une fois le dossier accepté, le demandeur recevra un courrier à son adresse privée du Centre des Technologies de l’Information et de l’Etat, dans lequel le nouveau numéro d’identification attribué sera indiqué. Il sera toutefois possible pour le déposant, qui disposerait d’un mandat pour la personne demandant un numéro, de consulter ce numéro attribué.

Cependant, le délai de traitement des documents et de délivrance dudit numéro d’identification n’est pas encore connu à ce jour.
Toutefois, ces informations ne seront pas visibles au R.C.S., mais seulement transmises au Registre National des personnes physiques et ce numéro :

2. Contrôle de la cohérence des adresses luxembourgeoises

Le LBR a également décidé la mise en place d’un contrôle de la cohérence des adresses via les formulaires à remplir, qui sera le lien direct avec le Registre National des adresses de Luxembourg.

En outre, lorsqu’il y aura un changement d’adresse effectué au R.C.S., la modification sera faite automatiquement au Registre National des localités et des rues de Luxembourg.

Ces inscriptions ou mises à jour pour l’ensemble des personnes figurant au R.C.S seront, dans un premier temps, gratuites (mais la date butoir reste encore inconnue à ce jour), afin de leur permettre de mettre à jour rapidement leurs informations, puis deviendra payante dans un second temps, comme pour toutes les autres démarches à effectuer auprès du R.C.S.

En effet, une fois ce délai passé pour l’inscription ou la mise à jour du numéro de matricule luxembourgeois de toute personne physique inscrite sur l’extrait R.C.S. d’une société par exemple et si cette dernière n’était pas en règle, il ne lui sera plus possible d’effectuer l’ensemble de ses démarches auprès du R.C.S. (renouvellements, nominations, transfert de siège…) et par conséquent, le dépôt de ses comptes annuels sera également bloqué.

Pour de plus amples informations sur le sujet, n’hésitez pas à prendre contact avec votre conseiller habituel.